CURSO BÁSICO EN SALUD OCUPACIONALCartilla No. 3

CURSO BÁSICO EN SALUD OCUPACIONALCartilla No. 3
PREVENCIÓN DE FACTORES DE RIESGO OCUPACIONALES
La prevención de los riesgos ocupacionales se constituye en la actividad fundamental de la Salud Ocupacional. Muchos son los proverbios que ilustran la importancia de la prevención y uno de ellos es “Vale más prevenir que tener que curar”. Pero la prevención por sí sola no es una tarea fácil y además carente de metodología; por el contrario, se necesitan conocimientos multidisciplinarios y organización empresarial para poder llevarla a cabo, de tal manera que se garantice su pertinencia y eficacia. El SENA le propone en este curso, realizar una evaluación sobre su participación como persona, para crear una cultura del autocuidado que permita detectar, reducir o eliminar los riesgos en su entorno oportunamente.A continuación Usted podrá observar en el esquema los pasos de la secuencia metodológica seguida en la prevención de los factores de riesgo y además, lo invitamos a realizar en esta unidad la actividad correspondiente a Inspección de Áreas.1. OBJETIVORealizar inspecciones de seguridad para recolectar la información que conduzca a la elaboración del Panorama de los Factores de Riesgo en las diferentes áreas de trabajo de su empresa, aplicando la metodología para valorar subjetivamente el grado de peligro.2. INSPECCIÓN DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONALPor inspección de seguridad e higiene ocupacional se entiende la actividad mediante la cual se IDENTIFICAN y LOCALIZAN los diferentes factores de riesgo presentes en las áreas de trabajo de la empresa, para luego seleccionar las alternativas de control apropiadas, antes de que se presenten los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales.Los procesos que se realizan en las diferentes empresas obligan a efectuar inspecciones de seguridad e higiene ocupacional efectivas, con el fin de mantener a los empresarios y trabajadores informados sobre los problemas que pueden afectar adversamente la competitividad de las empresas, la salud y la integridad física de los trabajadores. REFLEXIÓN… La responsabilidad que tienen los trabajadores de todos los niveles jerárquicos de una empresa frente a las Inspecciones de Seguridad e Higiene Ocupacional, es la de participar activamente aportando la información valiosa que tienen de su diario contacto con la realidad en su trabajo y de su ambiente laboral.A continuación se analiza la técnica de inspección de seguridad e higiene ocupacional, que es la base del éxito de los Programas de Salud Ocupacional.3. APLICACIONES DE LA TÉCNICA DE INSPECCIÓNEsta técnica permite iniciar un proceso de prevención que conduce a:• Levantar el panorama de factores de riesgo• Realizar el seguimiento a las acciones de control4. INSPECCIÓN GENERAL SISTEMÁTICAEsta modalidad de inspección requiere de una preparación previa y conocimientos sobre qué y dónde se van a buscar los factores de riesgo. La inspección previamente planeada según las necesidades, puede realizarse en todas las áreas de la empresa o solo en las partes críticas para actualizar la información.Para realizarla se deben utilizar los siguientes instrumentos:a. La lista de verificación de factores de riesgob. Formato de inspección para consignar los factores de riesgo halladosc. Tabla de valoración subjetiva del grado de peligrod. Los planos de las áreas de la empresaA continuación analizaremos cada uno de ellos.4.1 LISTA DE VERIFICACIÓN DE FACTORES DE RIESGOUna lista de verificación típica debe elaborarse por escrito e incluir todos los factores de riesgo que puedan presentarse en la empresa, de tal manera que nos permita su observación sistemática, como puede observarse en el Anexo.Tenga presente que esta lista será utilizada para recordar fácilmente la observación y el registro de los factores de riesgo encontrados en el momento de la inspección. Para ello siga el orden propuesto.El SENA lo invita a elaborar una guía de inspección de factores de riesgo para su puesto de trabajo. Tenga en cuenta las convenciones establecidas.4.2 FORMATO DE INSPECCIÓN PARA CONSIGNAR LOS FACTORES DE RIESGOEl formato de inspección para consignar los distintos factores de riesgo presentes en las áreas de la empresa, es una matriz que permite la anotación ordenada de las observaciones practicadas. Recuerde que se debe elaborar un formato por cada una de las áreas inspeccionadas. El formato sugerido consta de las siguientes columnas:• Grupo de riesgo• Factor de riesgo• Fuente generadora del riesgo• Secciones afectadas• Puestos de trabajo afectados • Número de trabajadores expuestos• Grado de peligro: probabilidad, exposición, consecuencia• Resultado de grado de peligro• Método de control instalado y control en la fuente (F), el medio (M) o en el hombre (H) y el control recomendado. A continuación se presenta un modelo de formato de inspección y la forma como se consignan en éste los datos obtenidos. Ahora elabore sus formatos de inspección en cantidad suficiente para que al finalizar este estudio, practique y lo pueda aplicar a sus propias necesidades.FORMATO DE INSPECCIÓN PARA CONSIGNAR LOS FACTORES DE RIESGOEMPRESA________________________ ÁREA _________________ ELABORADO ____________________ FECHA ______________GRUPO FACTOR RIESGO FACTOR RIESGO(Código) FUENTEFACTOR RIESGO SECCIÓN AFECTADA PUESTOS AFECTADOS No EXP GRADO PELIGRO Resultado MÉTODO DE CONTROL INSTALADO MÉTODO DE CONTROL RECOMEN-DADOP E C G.P F M H Ahora se presenta un ejemplo que le servirá como prototipo para aplicar la técnica de diligenciamiento de este formato. Iniciemos nuestro imaginario recorrido por la empresa de Maderas XY. Esta empresa tiene como actividad producir muebles y para ello tiene destinada un área para producción y un área para pinturas. Empezaremos nuestra tarea de inspección por el área de ebanistería: Antes de ingresar alcanzamos a percibir un fuerte ruido, cuya fuente pudimos localizar posteriormente en las tres (3) sierras circulares y una (1) pulidora.Pasamos a identificar las secciones y los trabajadores que pudieran verse afectados por dicho ruido. Pudimos constatar que el ruido contaminaba la sección del taller de ebanistería en el que laboran tres (3) operarios, dos (2) ayudantes de las sierras circulares y un (1) operario de la pulidora de maderas. El mismo ruido contamina la sección de la oficina en la que laboran dos (2) supervisores y una (1) secretaria. El tiempo de exposición de estos trabajadores es de 8 horas.Seguimos examinando la Lista de Verificación de Factores de Riesgo y detectamos polvo de maderas y aserrín en el ambiente. Al observar las máquinas identificamos que este polvo es producido por la máquina pulidora y alcanza a contaminar toda la sección del taller de ebanistería, afectando a tres (3) operarios de las sierras, dos (2) ayudantes y obviamente a un (1) operario de la pulidora. El tiempo de operación de la máquina pulidora es de 5 horas en la jornada.Observe la forma como se consignan en el formato los datos obtenidos hasta el momento de la inspección:FORMATO DE INSPECCIÓN PARA CONSIGNAR LOS FACTORES DE RIESGO HALLADOSEMPRESA: XY ÁREA: Taller de Ebanistería FECHA:GRUPO DE RIESGO FACTORES DE RIESGO HALLADOS FUENTE GENERADORA SECCION AFECTADA PUESTOS DE TRABAJO AFECTADOS No. De EXPUESTOS Grado de PeligroP E2. Contaminantes físicos Ruido2ASierras Circulares 1,2,3Pulidora 1 Taller deEbanistería Operarios de Sierra Circular No. 1,2,3 3 Pulidora 1 2 operario pulidora 1 Oficina supervisión Supervisor Secretaria 21 3. Contaminantes químicosPolvo de madera aserrín2E Pulidora 1 Operario de sierra circular 3 Taller de ebanistería. Ayudante 2 Operario de pulidora 1 Recuerde aquí la importancia del uso de la convención alfanumérica y gráfica para ilustrar cada factor de riesgo, ya que será utilizada para graficarlos en el plano del área estudiada (Mapa de Factores de Riesgo). Se sugiere esta forma:Grupo 2: Factores de riesgo contaminantes del ambiente. Tipo Físico 2A – RuidoGrupo 2: Factores contaminantes del ambiente. Tipo químico 2E – Polvo4.3 TABLA DE VALORACIÓN SUBJETIVA DEL GRADO DE PELIGROLa valoración subjetiva del grado de peligro es un procedimiento que se aplica a cada factor de riesgo hallado (para el ejemplo que se viene desarrollando son el ruido y el polvo de maderas) con el fin de obtener un número que permita darle orden de prioridad para su control. Para ello, sirve de ayuda la Tabla de Valoración Subjetiva del Grado de Peligro, la cual se observa a continuación, con su respectiva explicación.TABLA DE VALORACIÓN SUBJETIVADEL GRADO DE PELIGRO EN SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONALVARIABLES CONDICIÓN INDICADOR PARA ACCIDENTALIDAD INDICADOR PARAENFERMEDAD VALORACIÓNPPROBABILIDADDEL SUCESOAccidente o Enfermedad• Máxima• Alta• Media• Baja• Mínima • Resultado probable máximo • Resultado probable alto • Resultado probable medio• Resultado probable bajo • Resultado probable mínimo 107521EEXPOSICIÓN AL FACTOR DE RIESGO • Continua• Frecuente• Ocasional• Irregular• Raramente • Muchas veces al días• Una vez por día• Una vez por semana• Una vez al mes• Se sabe que ocurre • Por más de 8 horas/diarias• Entre 5 horas y < 8 horas/ diarias• Entre 2 horas y < 5 horas/ diarias• Entre 1 horas y < 2 horas/ diarias• Por < 1 hora / día 107521CCONSECUENCIAS PARA LA SALUD y LA INTEGRIDAD FÍSICA • Fatal • Invalidez• Incapacidad Parcial• Incapacidad Temporal• Molestias • DesastresVarias muertes Toxicidad categoría I • GraveTraumas o Heridos gravesToxicidad categoría II• SeveraLesiones con pérdida de integridad físicaToxicidad categoría III• Importante Lesiones importantes con ausentismoToxicidad categoría IV• NotableLesiones que requieren primeros auxilios• Patología irreversible a largo plazo(Cáncer, esterilidad, intoxicación crónica)• Causa sospechosa de patologías irreversibles • Patología no empeorable con cese de la exposición al riesgo(sordera, dermatosis)• Patologías benignasCeden con tratamiento médico• Molestias 76 - 10051 - 7526 - 5011 - 251 - 10Es importante tener en cuenta que los números de la columna Valoración, así como los de la columna Indicadores, pueden ser cambiados según se convenga en la empresa. Por ejemplo, si se observa la definición matemática de probabilidad, esta variable puede tomar valores entre 0 y 1. Para encontrar el valor del grado de peligro de un factor de riesgo se utilizan tres variables: (P) Probabilidad del suceso, (E) Exposición al factor de riesgo y (C) Consecuencias para la salud e integridad del trabajador, las cuales se pueden apreciar en la tabla Valoración de Factores de Riesgo. Para asignar un número a cada variable se estableció arbitrariamente una escala numérica, la cual se observa en la columna Valoración.Observemos el procedimiento para asignar el número de valoración a las variables P, E y C:• Para la variable P, que se encuentra en la primera fila, basta con escoger en la columna Condición o en las columnas Indicador de Accidente e Indicador de Enfermedad, la opción que desde su percepción le permita establecer si el suceso (accidente / enfermedad) aparecerá con probabilidad entre mínimo y máximo. Tenga en cuenta que a cada opción le corresponde un número en la columna Valoración. Elegido el valor (número de la columna Valoración) escríbalo en la columna P (Probabilidad) del formato de inspección.• Ahora se valora la variable E (Exposición). Para ello pregúntese si el factor de riesgo puede causar accidente o enfermedad, lo que le permitirá elegir y leer la columna con los indicadores adecuados. Ejemplo: como el factor de riesgo Ruido produce enfermedad, entonces se leen las opciones de la columna con los Indicadores de enfermedad. Nuevamente se escribe en la columna E del formato de inspección el número de valoración correspondiente.• Por último, se valora la variable C y para ello se sigue el mismo procedimiento que se utilizó para valorar la variable E.En conclusión, para obtener el grado de peligro basta con reemplazar en las columnas correspondientes el valor numérico asignado a cada variable:Para una mayor comprensión se aplica en ejemplo anterior: Se ha dicho que las sierras circulares del ejemplo anterior producen ruido; por lo tanto se debe valorar el grado de peligro que éstas representan para los trabajadores expuestos:a. Como el ruido causa enfermedad, se deben leer los indicadores de esa columna.b. Se valora la variable (P) Probabilidad. Como la probabilidad de que los trabajadores se enfermen es máxima, se le asigna la valoración 10.c. Se valora la variable (E) Exposición. La condición es continua, ya que los trabajadores laboran ocho horas al día; se le asigna la valoración 10.d. Se valora la variable (C) Consecuencia. La condición resultante es incapacidad parcial, pues la patología no empeora con el cese de la exposición; se le asigna un valor de 50.e. Ahora se calcula el grado de peligro multiplicando y tenemos entonces:Estos valores de grado de peligro obtenidos al multiplicar entre sí las variables, se consignan en el formato de inspección en la columna correspondiente al Grado de Peligro (GP), ya que se tendrán en cuenta para “priorizar” el orden en que se atenderán los Factores de Riesgo, situación que será estudiada posteriormente en Panorama de Factores de Riesgo. Observe el formato.DE RIESGO HALLADOS FECHA: ELABORADO POR: No. de GRADO DE PELIGRO MÉTODO DE CONTROLEXPUESTOS P E C Resultado INSTALADO RECOMENDADOGP F M H 3 Orejeras adecuadas 2 10 10 50 5000 1 Diseño para encerrar el área2 1 3 Mascarilla de tela Mascarilla para polvo aserrín2 1 Campana de extracción.De igual manera se procede para la valoración del grado de peligro en las otras secciones afectadas. Ahora calcularemos los valores para el factor de riesgo Ruido que afecta la oficina de supervisión; se tiene en cuenta que:P = Resultado probable altoE = Tiempo de exposición entre dos (2) y menos de cinco (5) horas diariasC = La patología que se pudiera presentar no empeora cuando cese la exposiciónal riesgoDE RIESGO HALLADOS FECHA ELABORADO POR No. de GRADO DE PELIGRO MÉTODO DE CONTROLEXPUESTOS P E C Resultado INSTALADO RECOMENDADOGP F M H 3 Orejeras adecuadas 2 10 10 50 5000 1 Diseño para encerrar el área2 7 5 50 1750 1 3 Mascarilla de tela. Mascarilla para polvo aserrín2 10 5 75 3750 1 Campana de extracción.Use la tabla de valoración y verifique cómo se obtuvo la valoración 3750 para el factor de riesgo polvo de madera y aserrín en la sección taller de ebanistería.El siguiente formato se utiliza para la consignación de factores de riesgo con los registros de toda la información obtenida durante la inspección y los cálculos correspondientes al grado de peligro para cada factor de riesgo.FORMATO DE INSPECCIÓN PARA CONSIGNAR LOS FACTORES DE RIESGOEMPRESA: Maderas XY AREA: Producción ELABORADO FECHAGRUPO FACTOR RIESGO FACTOR RIESGO(Código) FUENTEFACTOR RIESGO Sección AFECTADA PUESTO AFECTADO No EXP GRADO DE PELIGROResul-tado MÉTODO DE CONTROL INSTALADO METODO DE CONTROL RECOMENDADOP E C G.P F M H 2Contami-nante físicoRuido2ASierras circulares 1,2,3Pulidora 1 Taller ebanistería Operario sierra circular 3Ayudante 2 10 10 50 5000 Orejeras Diseño para encerramientoOperario pulidora 1 Oficina supervisor Supervisorsecretaria 21 7 5 50 1750 3Contami-nante tipo químico Polvo de madera y aserrín Pulidora 1 Operariosierra circular 3 10 5 75 3750 Mascarilla para polvos2E Taller ebanistería Ayudante 2 Mascarilla tela Campana extractoraOperario pulidora 1 Es muy importante recordar que cada área tendrá su propio formato de Inspección con los factores de riesgo hallados; por lo tanto, existirán tantos formatos como áreas tenga la empresa.4.3.1 MÉTODOS DE CONTROL INSTALADOS Y RECOMENDADOSPor último, la columna que corresponde a los métodos de control, a su vez consta de otras dos columnas: una para los métodos de control instalados en la fuente, el medio y el hombre y otra para los métodos de control recomendados. Para su diligenciamiento durante la inspección, se deben observar las medidas de control ya instaladas en la fuente, el medio o el hombre para determinar si el estado de funcionamiento es bueno, regular o no cumple; en este caso se deben hacer las recomendaciones con los correctivos a aplicar. El desarrollo de un método de control para corregir un factor de riesgo implica un proceso muy delicado; pasa primero por la evaluación objetiva, la cual se logra mediante el uso de instrumentos de medición. Una vez confirmado que el factor de riesgo sí requiere de una intervención, el procedimiento para realizarlo debe seguir el orden que a continuación se enuncia:4.3.1.1 Control en la fuente (F)Consiste en corregir la falla o avería en el material, estructura, sistema, equipo, máquina o herramienta que produce el factor de riesgo, usando uno de los siguientes métodos:a. Mantenimiento preventivo (antes de que suceda el daño)b. Mantenimiento correctivo (reparando la avería, mejorando los anclajes)c. Instalando guardas en los puntos de peligrod. Mejorando o cambiando la sustancia, la máquina o el procesoe. Adecuando los puestos de trabajo4.3.1.2 Control en el medio (M)Si el control en la fuente del factor de riesgo no es posible, se tratará de impedir que el riesgo se difunda en el ambiente, mediante los siguientes métodos:a. Encerrando el área donde se halle la fuenteb. Aislando la fuentec. Variando las condiciones ambientales. (humedeciendo, ventilando, iluminando, enfriando o calentando)4.3.1.3 Control sobre el hombre (H)Regularmente los problemas generados por los riesgos profesionales se resuelven iniciando este tipo de control; sin embargo ésta debe ser la última opción para proteger la salud del trabajador. Este control debe estar acompañado de los siguientes aspectos:a. Organización y control del trabajob. Evaluación periódica de méritosc. Capacitación, instrucción, inducción y reinducciónd. Elementos de protección personal4.4 LOS PLANOS DE LAS ÁREAS DE LA EMPRESALa elaboración del mapa de factores de riesgo se inicia en el mismo momento de la inspección. Este mapa está previsto para tener una idea más clara de la ubicación de cada uno de los factores de riesgo existentes en el área inspeccionada. El mapa se obtiene elaborando una representación gráfica del lugar con todos los puestos de trabajo; para ello se dibuja un plano que puede ser a mano alzada o por otro medio, preferiblemente a escala y sobre éste se simbolizan los factores de riesgo que hemos detectado y consignado en el formato de inspección. El siguiente es un ejemplo del área de Producción del Taller de Ebanistería en el que se consignaron los factores de riesgo: 2A que corresponde a ruido y 2E que corresponde a polvos.EJERCICIO DE APLICACIÓNPara dar aplicación y reforzar lo estudiado en esta unidad, el SENA le propone realizar el siguiente ejercicio donde Usted realizará una inspección de factores de riesgo del área de pintura de la misma empresa, en la cual se encuentran la sección del taller de pintura y la sección de oficina de control calidad.Este ejemplo se tomará para elaborar posteriormente el panorama de factores de riesgo.Recuerde que existen los siguientes factores de riesgo: la aireación natural es deficiente y su fuente generadora es la falta de ventanas. Las secciones afectadas son el Taller de Pintura y la Oficina de Control de Calidad.En el Taller de Pintura laboran cinco (5) pintores y dos (2) ayudantes. Al valorar el grado de peligro se encontró que la probabilidad del suceso es media o resultado probable medio (valoración = 5). El tiempo de exposición es de 5 horas diarias (valoración = 5) y se estima que las consecuencias para la salud (C) son Molestias (valoración = 5).En la sección de la oficina de Control de Calidad desempeñan esta labor dos supervisores. El grado de peligro se valora con una probabilidad (P) alta (valoración = 7), pues tiene una exposición al riesgo hasta de cinco horas diarias (valoración = 5) y la consecuencia puede ser Molestias (valoración = 5). Se sugiere como método para controlar este riesgo, abrir ventanas en proporción de 1/8 del área ocupada por el taller y diseñar un sistema de ventilación que facilite la circulación del aire, pues las condiciones actuales pueden generar pérdida de agudeza visual, cefaleas y un ambiente propenso a los accidentes..La falta de aireación expone al personal de estas dos secciones a trabajar en un ambiente caluroso y esto genera un ambiente molesto.Otro factor de riesgo hallado en la sección de pintura, son los niveles de iluminación deficiente originados por la falta de ventanas y número insuficiente de lámparas. Al valorar el grado de peligro se encontró que la probabilidad del suceso es máxima (valoración = 10). La exposición a este riesgo es hasta de cinco horas diarias (valoración = 5) y las posibles consecuencias para la salud de los trabajadores son patologías benignas (valoración = 20). El personal expuesto es de cinco (5) pintores y dos (2) ayudantes.Se halló además como factor de riesgo contaminante de tipo químico en el taller de pintura, el rocío de pintura Epóxica cuya fuente generadora es la aplicación de pintura con pistola aspersora. El personal expuesto es el mismo: 5 pintores y 2 ayudantes.Al valorar el grado de peligro se encontró que la probabilidad del suceso es máxima (valoración = 10), a pesar de las máscaras con que están dotados los 5 pintores y los 2 ayudantes. El tiempo de exposición es de 5 horas al día (valoración = 5) y las consecuencias para la salud de los trabajadores pueden ser bronquitis, dermatitis, cáncer de pulmón (valoración = 75). Se recomienda diseñar en esta sección una cabina de extracción de vapores. La sección de la oficina de control de calidad donde se localiza el puesto de trabajo de 2 supervisores de control de calidad, también se encuentra afectada por este riesgo; al evaluar el grado de peligro se encuentra que la probabilidad del suceso es máxima (valoración = 10), para un tiempo de exposición hasta de 5 horas al día (valoración = 5) y la posible consecuencia es causa sospechosa de los anteriores efectos (valoración = 51). Se sugiere diseñar un encerramiento para esta oficina.La exposición al rocío de pintura epóxica puede generar bronquitis, dermatosis y cáncer de pulmón en los pintores, ayudantes y supervisores.Compare sus registros con la información del cuadro que se presenta más adelante, como respuesta a este ejercicio.RESPUESTA AL EJERCICIO DE APLICACIÓNFORMATO DE INSPECCIÓN PARA CONSIGNAR LOS FACTORES DE RIESGOEmpresa: Maderas XY Área: Taller de pinturas Elaborado: Fecha:GRUPO FACTOR RIESGO FACTOR RIESGO(Código) FUENTEFACTOR RIESGO SECCIÓN AFECTADA PUESTOS AFECTADOS No EXP GRADO DE PELIGRORESULTADO MÉTODO DE CONTROL INSTALADO MÉTODO DE CONTROL RECOMENDADOP E C G.P F M H 1Microclima Aireación natural deficiente Faltan ventanales Taller de pinturas PintoresAyudantes 52 5 5 10 250 Abrir ventanas en proporción a1/8 del áreadel tallerDiseñar sistema de ventilaciónOficina Control Calidad Supervisor control calidad 2 7 5 5 175 Nivel luz natural deficiente • Faltan ventanas• Número de luminarias inadecuado Taller pinturas Pintoresayudantes 52 10 5 20 1000 Abrir ventanasDiseñar sistema de iluminación2Contami-nante ambiental tipo químico Rocío de pintura Epóxica Pistolas aspersoras Taller pinturas Pintoresayudantes 52 10 5 75 3750 Mas-ca-rilla Diseñar cabinade extracciónOficina Control Calidad Supervisor control calidad 2 10 5 51 2550 DiseñarencerramientoANEXODIAGRAMA DE BLOQUESSECUENCIA METODOLÓGICA PARA LA PREVENCIÓNDE LOS FACTORES DE RIESGO OCUPACIONALESLISTA DE VERIFICACIÓN DE FACTORES DE RIESGOGRUPO FACTOR DE RIESGO CÓDIGO DESCRIPCIÓN1 Del ambiente de trabajo.Microclima 1A Temperatura extrema : calor o frío1B Humedad relativa o presencia de agua1C Aireación natural inadecuada1D Niveles de luz natural inadecuados1F Presiones barométricas inusuales2 Contaminantes del ambientetipo físico 2A Ruido2B Vibraciones2C Radiación ionizantes: alfa, beta, rayos x, gamma2D Radiaciones no ionizantes: luz visible directa; ultravioleta (UV), infrarroja (IR), láserContaminantes del ambiente tipo químico 2E Polvo2F Humo2G Rocío2H Niebla2I Vapores, gases2J Ácidos, bases2K Disolvente2L Desechos2M PlaguicidasContaminantes del ambientetipo biológico 2N Vectores2Ñ Animales venenosos o enfermos2O Plantas venenosas o urticantes2P Microorganismos2Q Parásitos macroscópicos3 De insalubridad 3A Basuras3B Aseo servicios sanitarios3C Alcantarillado3D Lavatorio insalubre3E Ropa trabajo faltante3F Zona de alimentación3G Vestier3H Abastos agua3I Suministro elementos aseo4 Productores de sobrecarga física 4A Posiciones inadecuadas: sentado, parado acostado4B Postura corporal inadecuada: encorvado, rotado, flexionado, extendido, encogido4C Tipo de trabajo: liviano, moderado, pesado, dinámico, estático4D Organización trabajo: jornada, ritmo, descanso, incentivo, exceso atención5 Productores de sobrecarga síquica 5A Turnos: rotativos nocturnos5B Tarea monótona rutinaria fragmentadas repetitivas sin valorar5C Alta concentración5D Estilo de mando5E Amenaza seguridad laboral y extralaboral5F Relaciones tensas5G Alta decisión y responsabilidad5H Políticas de estabilidad6 Productores de inseguridadtipo mecánico 6A Máquinas peligrosas sin protecciones6B Motores primarios peligrosos6C Herramientas manuales defectuosas6D Vehículos de pasajeros, carga mal mantenida6E Bandas transportadoras6F Sistemas de izarProductores de inseguridadtipo físico-químico 6G Sustancias o materiales: combustibles / inflamable / reactivos productores de incendio6H Sustancias o materiales: combustibles / inflamable / reactivos productores de explosiones6I Incendio por corto circuito6J Incendios por llamas abiertas, descargas eléctricasProductores de inseguridadtipo locativo 6K Estado de techos6L Estado de paredes, ventanas6M Estado de pisos6N Estado de escaleras6Ñ Puertas de interiores y salidas6R Zonas de almacenamiento6S Zona vecinos6T Desorden y desaseo6O Vías y pasillos6P Distribución de puestos6Q Estado instalación eléctrica6X Trabajos en alturas o profundidades6Y Áreas abiertas, descargas eléctricas6Z Superficies de trabajo inadecuadas de trabajo y máquinas

...SALUD OCUPACIONAL...

CURSO BÁSICO DE SALUD OCUPACIONAL

Cartilla No. 2

FACTORES DE RIESGO OCUPACIONALES

Si a Usted alguien le dijera ¡Cuidado! ! NO realice esa operación así, que puede sufrir un accidente! ¿En qué le haría pensar esta advertencia? Se puede afirmar que pensó de inmediato en la presencia de un RIESGO.

Las causas de riesgo de todo tipo pueden generarse simultáneamente en un microclima de trabajo, destacándose unos más que otros y dependiendo de la actividad económica que se desarrolle. Por lo tanto, los riesgos pueden materializarse en la gente, en los equipos, en los materiales, en la tecnología o la técnica utilizada en la producción y en los actos administrativos.

Para este curso el SENA ha diseñado los contenidos necesarios para desarrollar métodos de prevención de riesgos, que solo tendrán aplicación si se logra su identificación y localización en el ambiente de trabajo; de otra manera no sería posible estudiarlos y menos aún, definir pautas de control.

Usted encontrará en esta cartilla algunas reflexiones que se tornarán en actividades propuestas, con el fin de facilitar y garantizar el logro del objetivo; para ello se le invita cordialmente a que comparta su experiencia con el Asesor SENA, quien le acompañará en su proceso de formación profesional integral.

No olvide enviar por correo electrónico el desarrollo de dichas actividades, las cuales también aparecen en las guías de aprendizaje.

1. OBJETIVO

Analizar los conceptos riesgo, peligro y factor de riesgo y a partir de su comprensión, clasificar los factores de riesgo según los efectos para la salud de los trabajadores.

2. RIESGOS OCUPACIONALES

Al iniciar el estudio de los riesgos ocupacionales se hace necesario comprender el concepto de riesgo y sus características. Por riesgo se entiende lo siguiente:

RIESGO es la posibilidad de que ocurra un accidente o perturbación funcional a la persona expuesta.

El término POSIBILIDAD pudiera implicar el "azar", pues una persona expuesta a la acción del riesgo, puede o no sufrir las consecuencias, es decir el accidente o la enfermedad. Un ejemplo de esto se da cuando se reduce la distancia entre la persona y el sitio donde se encuentra la condición de riesgo. Entonces, el que ocurra un accidente, es cuestión de tiempo.
2.1 Según las CARACTERÍSTICAS ENERGÉTICAS, el riesgo puede ser:
2.1.2 RIESGO DINÁMICO

2.2 Según las CONDICIONES LEGALES O CONTRACTUALES de quien se expone al riesgo, éstos pueden ser:

2.2.1 RIESGO COMÚN: Es la posibilidad de sufrir un accidente o enfermedad durante la realización de cualquier actividad cotidiana no laboral.

2.2.2 RIESGO OCUPACIONAL: Es la posibilidad de sufrir un accidente o enfermedad en y durante la realización de una actividad laboral no necesariamente con vínculo contractual.

2.2.3 RIESGO PROFESIONAL: Es la posibilidad de sufrir un accidente o enfermedad en y durante la realización de una actividad laboral con vínculo laboral vigente.
El riesgo no es sólo una simple posibilidad; se materializa al estar presente en la gente, en los equipos, en los materiales o en el ambiente, como una condición de amenaza real y cotidiana, constituyéndose en FACTOR DE RIESGO
3. CLASES DE RIESGO PROFESIONALES

El quehacer de una empresa determina su actividad económica. En Colombia el Decreto 1607 de Julio 31 de 2002 del Ministerio del Trabajo (deroga el Decreto 2100 de noviembre de 1995), determina la Tabla de Clasificación de las Actividades Económicas que asume el sistema General de Riesgos Profesionales, el cual es reglamentario de la Ley 100 de 1993 sobre Seguridad Social.

Los siguientes son ejemplos de algunas actividades económicas, en las cuales los trabajadores se ven expuestos a diferentes factores de riesgo. De igual manera todas presentan diversos grados de riesgo.

• Fundiciones
• Envasado de sustancias químicas
• Hospitales generales
• Cría y manejo de animales
• Centros de educación

En su trabajo el hombre realiza diversas actividades y dependiendo de qué hace, cómo, donde, con qué, cuándo, con quién, para qué, durante cuánto tiempo y el nivel tecnológico utilizado, se determina la clase y grado de riesgo que enfrenta. En Colombia para valorar el nivel de riesgo que tiene una actividad económica (empresa), se aplica el Art. 26 del Decreto 1295 de 1994 sobre Administración y Organización del Sistema General de Riesgos Profesionales, según el cual se dan las siguientes clases de riesgo:

Clase V Riesgo máximo
Clase IV Riesgo alto
Clase III Riesgo medio
Clase II Riesgo bajo
Clase I Riesgo mínimo

Ejemplo:

CLASE V Fundiciones
CLASE IV Formulación de sustancias químicas
CLASE III Hospitales generales
CLASE II Zootecnia, cría de animales domésticos y veterinaria
CLASE I Centro de educación

Las clases de riesgo a su vez, están definidas por una escala de grado de riesgo en la que se estipula, mediante porcentajes, los valores mínimo, inicial y máximo. Con este porcentaje se calcula el valor de la cotizaciones que deberán pagar las empresas mensualmente por concepto de seguro de ACCIDENTE DE TRABAJO y ENFERMEDAD PROFESIONAL (ATEP) a la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP).

El Decreto 1772 de 1994 sobre afiliación y cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales en su artículo 12 estipula el monto de cotizaciones a cargo exclusivamente del empresario, cuyo rango esta comprendido entre 0.348% y 8.7% de la nómina mensual de la empresa.

Comúnmente los términos Riesgo y Peligro son tomados como sinónimos, pero en realidad presentan una diferencia significativa en el campo de la prevención de riesgos profesionales. Hay que diferenciar sus conceptos:

PELIGRO… es la inminencia de sufrir un accidente o enfermedad.
RIESGO… es la posibilidad de que ocurra un accidente o enfermedad.

De la tabla de clases de riesgo vista anteriormente, se concluye que en la medida que se incrementa el grado (y por tanto la clase), los riesgos se convierten en peligro. Ante el peligro la aparición del accidente o la enfermedad, es sin duda, casi inevitable.

El SENA lo invita a pensar …

Todo peligro es un riesgo, pero no todo riesgo es un peligro. ¿ Está Usted de acuerdo?

En Colombia mediante el Decreto 1281 de 1994 del Ministerio del Trabajo y Seguridad Social, se reglamentan las actividades económicas de alto riesgo para la salud del trabajador y mediante el Decreto 1835 de 1994 se reglamentan las actividades económicas de alto riesgo de los servidores públicos. En actividades que son consideradas peligrosas las acciones de promoción, prevención y control que se deben observar, tienen que ser más rigurosas para mantener los niveles de salud ocupacional adecuados en los trabajadores.

Usted está invitado a que observe y compare en su ambiente de trabajo la siguiente clasificación e identifique los diferentes factores de riesgo presentes.
4. CLASIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE RIESGO
Para el estudio y control de los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales, existen varias clasificaciones de los factores de riesgo. La siguiente es la clasificación de los factores de riesgo en función de los efectos para la salud e integridad de los trabajadores.

4.1 GRUPO 1: FACTORES DE RIESGO DEL AMBIENTE DE TRABAJO O MICROCLIMA LABORAL

Estas condiciones se caracterizan por estar normalmente presentes en todos los ambientes que habitamos. Su exceso o defecto puede producir alteraciones en la comodidad, la salud y el rendimiento de las personas, convirtiéndose en un factor de riesgo. Entre otros están:

4.2 GRUPO 2: FACTORES DE RIESGO CONTAMINANTES DEL AMBIENTE

4.2.1 De tipo físico (no mecá nicos)
4.2.2 De tipo químico
4.2.3 De tipo biológico

Son todos los organismos o materiales contaminados que se encuentren en los lugares o áreas geográficas de trabajo que pueden transmitir a los trabajadores expuestos patologías, directa o indirectamente
4.3 GRUPO 3: FACTORES DE RIESGO PRODUCTORES DE INSALUBRIDAD LOCATIVA Y
AMBIENTAL DEFICIENTES
Son aquellos factores de riesgo que se caracterizan por ser fuente de molestias o de posibles enfermedades para el trabajador debido al deficiente servicio, falta o estado inadecuado de sanidad locativa y ambiental deficientes.
4.4 GRUPO 4: FACTORES DE RIESGO PRODUCTORES DE SOBRECARGA FÍSICA

Son todos aquellos factores de riesgo que causan en el trabajador importante fatiga muscular y además desencadenan o agravan patologías osteomusculares, los cuales se caracterizan por no cumplir con las normas de la ergonomía o por presentar situaciones de orden psicosocial.

4.4.1 De tipo disergonómico:

4.4.2 Existen factores de riesgo de tipo psicosocial debido al tipo y organización del trabajo, que producen importante fatiga muscular en los trabajadores y a su vez afectan la psiquis y las relaciones sociales de los trabajadores en el ámbito laboral y familiar, tales como:
FACTORES
DE RIESGO PSICOSOCIALES TIPO DE TRABAJO • Pesado estático - dinámico
• Leve estático - dinámico
• Moderado estático - dinámico
ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO • Duración de la jornada
• Ritmo rápido o lento
• Distribución del descanso
• Horas extras
• Incentivos
• Trabajo nocturno
4.5 GRUPO 5: FACTORES DE RIESGO PSICOSOCIALES PRODUCTORES DE SOBRECARGA PSÍQUICA

Son todos aquellos factores de riesgo generados por la organización del trabajo o de la sociedad circundante (extralaboral), que pueden producir en los trabajadores tensiones emocionales desagradables, repetitivas y prolongadas. Ellos son:

a. Los turnos rotativos
b. Los turnos nocturnos
c. Las tareas monótonas
d. Las tareas repetitivas
e. Alta concentración
f. Inestabilidad laboral
g. Exceso de actividad psíquica y Responsabilidad
h. Inseguridad laboral y extralaboral
i. Alta decisión
j. Tareas fragmentadas
k. Tareas sin valorar
l. Autoritarismo
m. Procedimiento peligroso.
n. Relaciones interpersonales tensas
4.6 GRUPO 6: FACTORES DE RIESGO PRODUCTORES DE INSEGURIDAD
Son todos aquellos factores que pueden causar accidentes y pérdida de capitales, por el inadecuado o mal estado de funcionamiento o falta de protección en los equipos, materiales, instalaciones o el ambiente. Estos factores de riesgo pueden ser:
4.6.1 De tipo mecánico:
4.6.2 De Tipo físico - químico:
4.6.3 De tipo instalaciones y superficies de trabajo en mal estado
4.6.4 De Tipo procedimientos peligrosos:
4.6.5 De tipo orden y aseo deficientes

. CONSECUENCIAS DE LOS FACTORES DE RIESGO


Los factores de riesgo como fuentes de desequilibrio, siempre tendrán un efecto particular dependiendo de sus características.

En toda empresa existen factores de riesgo y lógicamente la posibilidad de que surjan las enfermedades generales ocupacionales y los accidentes. Las consecuencias de éstos, serán el ausentismo de los trabajadores por lesiones y enfermedad y los daños a los equipos y materiales, que al final se traducen en pérdidas, con grandes repercusiones no sólo para la empresa, sino también para su entorno. Observe el siguiente esquema que ilustra con mayor claridad lo expuesto:

Una última reflexión….

Siempre que existan los factores de riesgo en los ambientes de trabajo, también existirán las pérdidas para TODOS; por lo tanto ¿Cuál será su participación en la búsqueda de mecanismos que permitan su eliminación o control? ¿Cuál será la actitud a asumir en lo que respecta a las campañas orientadas a la disminución de los mismos?

El SENA espera que estas reflexiones le permitan brindar a su empresa y al medio su valioso aporte y asumir una cultura de autocuidado para contribuir al control y eliminación de los factores de riesgo.

...ARCHÌVISTICA...

Archivística.
Organización de archivos de gestiónResponsabilidad de los funcionarios por los documentos:-Penal-Disciplinario-CulturalConstitución nacional-Artículos 8, 15, 20, 23, 72 y 74 que hablan de protección, derecho, intimidad, patrimonio cultural, libertad, peticiones, acceso a documentos públicos para un funcionario.-Ley 80 de 1989, 594 de 2000, 734 de 2000 que hablan sobre la creación de archivos generales, obligatoriedad de las TRD, código único disciplinario.-Acuerdos 07 de 1994 del AGN, nacional 1382 de 1995, 08 y 09 de 1995 del AGN, 012 de 1995 del AGN, 039 del 2002 del AGN, 060 de 2001 del AGN, 038 de 2002 del AGN, que tratan sobre la elaboración y aplicación de las TRD, transferencia y presentación de los mismos.Código Penal-Art 286. Falsedad ideológica en documento público.-Art 287. Falsedad material en documento público.-Art 288. Obtención de documento público falso.-Art 289. Falsedad en documento privado.-Art 291. Uso de documento falso.-Art 292. Destrucción, suspensión u ocultamiento de documento público.-Art 293. Destrucción, suspensión u ocultamiento de documento privadoCódigo Único Disciplinario-Ley 734 de 2002: incumplir con la constitución; omitir, negar, redactar o entrabar de la prestación del servicio a que esta obligado; dar lugar al acceso o exhibir expedientes a personas no autorizadas; proporcionar dato inexacto o presentar documentos.-Ley 397 de 1997 cultura: los documentos son un bien cultural protegido por la Ley General de Cultura=> art a, definición de patrimonio cultural; art 12 del patrimonio documental.Guía para la aplicación para la organización de archivos de gestiónImportancia: la organización de los archivos se constituye como prioridad para el establecimiento de un sistema institucional de archivos.Guía de aplicación: tiene como fin disponer de una herramienta que permite desarrollar los procesos archivísticos propios de formación del archivo.Se debe enmarcar los siguientes aspectos:-Producción documental.-Admón. De las comunicaciones oficiales.-Apertura de series documentales.-Separador de serie y subserie.-Identificar archivadores.-Clasificación documental.-Ordenación.-La sobre ordenación.-Identificar legajos: sección=>código; subsección=>código; serie=>código; subserie=>código; fechas extremas=>inicio, fin.-Foliación.-Identificar carpetas.-Ubicación física de los expedientes.-Identificación de los archivadores.-Inventario documental.-Organización de documentos de apoyo.-Cumplimiento de tiempos de retención.-Transferencias documentales primarias.-Vigilancia.-Recomendaciones: verificar los datos que se enviaron, para ver si son los correctos, evite duplicación, conserve los documentos.Metodología para la organización de los archivoscód. de seriecód. de la dependencia508/1ACTASnombre de la serie1,7actas del consejode coordinación.cód. subserie508/2NORMATIVIDAD2,1normatividad internaacuerdostipología documentalcircularesNo debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos.Los documentos propios de cada dependencia, separación y organizaran según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).Ordenación: se puede hacer numérica o cronológica.-O. Cronológica: se ubicaran los documentos de la carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AÑO.-O. Numérica: se ordenan en forma numérica ascendente, donde el primer número corresponde el primer documento almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado.Entre otras como:-Preparación física.-Capacidad de almacenamiento.-Foliación.-Marcación.-Formato de inventario.-Almacene en cajas.-Microfilmación.-Servicios.-Proceso de solicitud.-Usuarios.-Organización de documentos electrónicos.- Tratamiento automático del texto: propiedades del documento, Control de cambios, Guardar versión, distribuir documentos para su revisión.-Almacenamiento.-Identificación de la copia de seguridad.-Correspondencia.-Archisoft.-Clinihistorias.-Docunet.-Formulario de búsqueda.Clases de documentosSegún su vigencia:-Administrativo: tiene valor mientras el documento le fue útil a la institución.-Histórico: valor permanente y será consultado por su valor cultural.Según la frecuencia de uso:-Activos o dinámicos.-Inactivos o no dinámicos.Entre los activos están:-Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos.-Archivos centrales o intermedios.-Archivos permanentes o históricos.Elementos de un documento:-Soporte: parte material o física (papel, cinta, disco).-Técnica: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, código, signos, dibujos, etc.-Estructura: son los componentes del documento.-Contenido o asunto: es el mensaje que transmite el documento.Características de los documentos de archivo:-Carácter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones específicas.-Carácter de unidad: son únicos, no están publicados ni se editan en ejemplares múltiples.-Carácter de objetividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad, registran hechos, tomados del acontecer inmediato.Documentos de archivo según sus atributos:-Clase: definida en elementos de un documento de archivo.-Formato: depende de la clase, los documentos de imagen se presentan en fotografía, microfilm, video. Los sonoros en cassettes, discos, cintas, etc. Los textuales se presentan como formatos de documentos simples, de legajo o carpetas, de expediente o de libros.Los documentos según su clase:-Por naturaleza:*Textuales.*Cartográficos y gráficos.*De imagen.*Fonográficos.*Legibles por máquina.-Por el origen, fuente o autor:*La fuente.*Públicos.*Privados.-Por el contenido:*Disponibles.*Testimoniales.*Informativos.*Facilitativos.*Específicos o sustantivos.-Por su función comercial:*Documentos contables.*Documentos no contables.*Títulos valores.*Informativos.Valor de los documentos-Valor inmediato o primario:*Valor administrativo.*Valor legal.*Contable.*Técnico.-Valor mediato o secundario:*Predecible o evidencial.*No predecible.*Valor fiscal.*Valor histórico.*Valor jurídico.La importancia de los archivos:-principios rectore-fines del estado-fines del archivoEl archivo es importante para la administración y la cultura-toma de decisiones-fuentes de la historia-patrimonio culturalLa normatividad y la gestión documental en los archivosConjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentaciónGestion documentalLa gestión documental PGD, como proceso archivístico sistemático-se estructura a partir de la normatividad-contempla situaciones tendientes a la simplificación de tramitesEl comité de archivoEquipo responsable de hacer cumplir las políticas y hace recomendaciones en los procesos de archivoComponente de un PGD- Consideraciones básicas de tipo administrativo-aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnostico-adopción e implementación de tablas-formación de archivos según el ciclo vital-identificación de los procesos de un programa de gestión documental-implementación y seguimientoProcesos de producción de documentos- ley 43 de 1913-ley 527 de 1999-código penal-código de procedimiento penal-código de comercio-decreto 2649 de 1993-decreto1584 de 1994-decreto 1584 de 1994- decreto 2150 de 1995-acuerdo AGN 060 d 2001-Circular interna AGN No 13 de 1999-NTC 1673-NTC 2223:1986- NTC 2676- NTC 3393- NTC 4436Procesos de producción de documentosPROCEDIMIENTOSACTIVIDADES1.creacion y diseño de documentos-medios y técnicas de producción-determinación de aportes documentales-determinación de calidad y tipos de soportes2- normalización de la producción documental-identificación productora-definición tipologías documentales-determinación de formatos pre impresos-directrices relacionadas con el No de copias-control nuevos documentos-determinación periocidadProceso de recepción de documentos-constitución política-decreto 2150 de 1995-acuerdo AGN 060 de 2001Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisiónRadicación: procedimiento en el cual se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidasRegistro: ingresos de datos como remitente, destinario, nombre, entre otrosPROCEDIMIENTOSACTIVIDADES1.Registro de documentos-definición medios de recepción-recibo documentos oficiales-verificación de folios, copias, anexos, firmas-constancia de recibo-asignación de datos-asignación de envíos2.Radicacion de documentos-asignación fecha, hora-impresión de rotulo-relación entre documentos-registro impreso-elaboración de estadísticasProcese distribución de documentos-decreto 2150 de 1995-acuerdo 060 de 2001Actividades que garantizan que los documentos lleguen a su destinoPROCEDIMIENTOSACTIVIDADES1.distrubucion de documentos recibidos-identificación de dependencia-enrutamiento de documentos-registro de control2.distribucion de documentos internos-identificación de dependencias-enrutamiento-registro de control3.distribución de documentos enviados-definición de medios personal, fax, correo, email, pagina web, etc.-control y firmas de guías y planillas-organización mensajería externaProceso de trámites de documentos-constitución política-ley 58 de 1982-decreto 01 de 1984-decreto 2150 de 1995-acuerdo AGN 060 de 2001Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento-respuesta a una solicitud o requerimientoPROCEDIMIENTOSACTIVIDADES1.recepcion de solicitud o tramite-confrontación y diligenciamiento de planillas-determinación competencia2.respuesta-preparación respuestaProceso organización de documentos-ley 4 de 1913-ley 80 de 1993-código de comercio-decreto 1382 de 1995-decreto 254 de 2000-decreto 4124 de 2004-Acuerdo AGN 007 de 1994- Acuerdo AGN 09 de 1995- Acuerdo AGN 13 de 1995-Acuerdo AGN 16 de 2002- Acuerdo AGN 037 de 2002- Acuerdo AGN 039 de 2002- Acuerdo AGN 041 de 2002- Acuerdo AGN 042 de 2002- Acuerdo AGN 015 de 2003- Acuerdo AGN 02 de 2004-circular ANG 07 de 2002- circular ANG 01 de 2003- circular ANG-DAFP No 004 de 2003- circular ANG-DAFP 012 de 2004-circular AGN 01 d 2004-resolución min salud 1995 de 1999-resolución AGN 183 de 2004-NTC 4095-NTC 5029Conjunto de acciones orientadas a la clasificaciónPROCEDIMIENTOSACTIVIDADES1.clasificación documental-identificación de unidades-aplicación de la tabla-conformación de series2.ordenacion documental-conformación y apertura-determinación de los sistemas-organización de serie documentales-foliación-transferencias documentales-organización y entrega de documentales3.descripción documental-análisis de información-diseño de instrumentos de operaciónProcesos de consulta de documentos-constitución política-ley 4 de 1913-ley 57 de 1985-decreto 01 de 1984-decreto 2126 de 1992-acuerdo AGN 47 de 2000-acuerdo AGN de 2000Acceso a documentos con el fin de conocer la informaciónProceso de consulta de documentosPROCEDIMIENTOSACTIVIDADES1.formulación de la consulta-determinación de la presión-determinación de la consulta-condiciones de acceso-disponibilidad de información-reglamento de consulta2.estrategia de búsqueda-disponibilidad de expedientes-disponibilidad de fuentes-establecimiento de herramientas-ubicación de documentos3.respuesta a consulta-sistema de registro-uso de testigos-implantación de medios manualesProcese de conservación de documentos-constitución política-código penal civil-ley 47 de 1920-ley 14 de 1936-ley 39 de 1981-ley 63 de 1986-ley 80 de 1993-ley 397 de 1997-código de comercio-decreto 2620 de 1993-decreto 2150 de 1995-acuerdo AGN 007 de 1994-acuerdo AGN 11 de 1996-acuerdo AGN 047 de 2000-acuerdo AGN 048 de 2000- acuerdo AGN 049 de 2000- acuerdo AGN 050 de 2000- acuerdo AGN 056 de 2000-acuerdo AGN 037 de 2002Conjunto de medidas preventivas a correctivas adoptadas para garantizar la integridad físicaPROCEDIMIENTOSACTIVIDADES1.Sistema integrado de conservación-sensibilización y toma de conciencia-reproducción, duplicación y migración de información-inspección y mantenimiento de instalación-control de condiciones ambientales-limpieza-control de plagas-almacenamiento y empastes-primeros auxilios-prevención de desastres-planes de contingencia(copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes, atentados, guerras)Proceso de disposición final de documentos-constitución política-ley 163 de 1959- ley 39 de 1981- ley 80 de 1993- decreto 2649 de 1993- decreto 2527 de 1950- decreto 3354 de 1954- decreto 960 de 1970- decreto 2620 de 1993- decreto 998 de 1997- decreto 1145 de 2004-acuerdo AGN 007 de 1994- acuerdo AGN 08 de 1995-circulas AGN 03 de 2001- circulas AGN 01 de 2004-NTC 3723- NTC 5174- NTC 5238Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital-conservación total -eliminación de documentosPROCEDIMIENTOSACTIVIDADESLa conservación total-recepción de transferencia-organización de documentos-conservación y preservaciónEliminación de documentos-aplicación de lo estipulado-valoración por el comité de archivos-levantamiento de actaSelección documental-aplicación de método elegido-elección de documentosmicrofilmación-determinar mitología-fines en la técnica-control de calidaddigitación-Determinar la metodología-definir calidad-control de calidadFUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICADocumento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizadoDocumento de archivo: registro de información producida o recibidaLos documentos son importantes-permiten la comunicación humana-medio valioso de información-constituye un medio probatorio-dejan constancia por algún medio-sirven para la toma de decisionesDocumentos de archivoDocumento de apoyo: es de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.). Indica el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativaElementos de un documento de archivo-Soporte: relación a la parte material o física-Técnica: medio que fija y transmite el contenido-Estructura: hace referencia al formulario y a las clausulas-Contenido o asunto: mensaje que transmite el documentoCarácter de los documentos-Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad-Internos: entidad productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionalesClasificación de los documentos de archivo-según tipo documental-por la tradición documental-por el tipo de función-Por el ámbito jurídicoClases de documentos-Sustantivos: se deriva de las funciones especificas se la entidad, EJ: historias clínicas, hojas de vida de estudiantes, expedientes judiciales, etc.-Facilitativos: documentos comunes a todas las instituciones, EJ: historias laborales, informes de gestión, ordenes de pago, etc.Ciclo vital de los documentos de archivo-primera edad: planificación y tramitación-segunda edad: vigencia y plazo precaucional-tercera edad: fase permanente o históricaValoración: permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos.Valoración de documental: determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contableValor administrativo: lo contiene una serie de documentos, para la identidad productoraValor jurídico: de el se derivan los derechos u obligacionesValor legal: aquel que tiene los documentos que sirven de testimonioValor fiscal: es la utilidad o aptitud que tiene los documentos para el tesoro o hacienda publicaValor contable: utilidad o amplitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentasValores secundarios: sirven de referencia para la elaboración de cualquier actividad de la administración, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva.Concepto de archivoLey 594 de 2000Uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea si fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privadaOrganización de archivosEl objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentación organizadaObjetivos de los archivos-construir un centro de documentación-asegurar una perfecta conservación de documentos-satisfacer eficazmente las exigencias de la consultaObjetos de los archivos-permitir una rápida localización de los documentos-preservar la historia de la empresaFunciones del archivo-ser memoria corporativa-reunir los documentos-asegurar la conservación de la información-soportar la toma de decisiones-desarrollar funciones de oficinaClases de archivo-según su organización-según su naturaleza-según su jurisdicción-según su ciclo vital-según su acceso-según su usoArchivo centralizadoVentajas-cuenta por personal especializado-controla duplicación de documentos-economía tiempo y espacio-racionaliza la adquisición de materiales y equipos-responsabilidad centralizada-Facilita la unificación del sistemaArchivo descentralizadoCada dependencia es responsable de sus funciones.-Archivo descentralizado con control central-el tramite de la documentación esta centralizado, pero las dependencias conservan su vigenciaArchivos satélitesConservan información técnica, muy especializadaOrganización de documentos-clasificar-describir-ordenarGestión en el archivo-producción o recepción-tramite-distribución-consulta-retención-conservación-disposición final-eliminación-conservación permanenteProcesos técnicas de archivo-ciclo vital de los documentos-valores de los documentos-tablas de retención-expurgo, descarte-transferencia-inventarios-guías-catálogos-índices-usuario-medios para presentación de servicio-difusión-capacitaciónNuevas tecnologías en archivos-microfilmación-archivo ópticos-correo electrónico-internet-scannerPrincipios básicos de archivos-Principio de orden original-principio de procedenciaEl principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el Archivo Histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron.-El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el Archivo histórico en el orden que recibió duranteMARCO LEGAL-Código civil-código de comercio-código de procedimiento penal- código de procedimiento civil-código contencioso administrativo-código fiscal-código de elección-código militar-código de policio-código de fomento-código del medio ambiente-código de beneficencia-código de instrucciones publicas*normas constitucionales*el sistema nacional de archivos*la constitución art 15*sentencia T-696 de 1996*la constitución y la correspondencia*la correspondencia y el código de comercio*la correspondencia, el código penal y el procedimiento penal*el código civil y de legislación complementario*del código de procedimiento civil*otras normas de materia documental*código de comercio*archivos bancarios*el código sustantivo de trabajo